Valet av bokföringsprogram framställs ofta som en jämförelse av priser och funktionslistor. Lagen ställer samma krav oavsett vilket program du väljer. Först ovanpå de kraven börjar skillnaderna spela roll.
Den som förstår vad lagen kräver ser också vilka funktioner som är obligatoriska och vilka som är bekvämlighet. Skillnaden avgör hur mycket du behöver betala.
Vad lagen kräver oavsett program
Bokföringslagen gäller alla som driver näringsverksamhet. Kraven följer verksamheten, inte programmet. Ett program som inte klarar dem duger inte.
Formatkravet är nytt sedan 1 juli 2024. En pappersfaktura ska bevaras i det skick den hade när den kom till företaget och en elektronisk handling i det format den togs emot, vilket betyder att en inskannad kopia inte ersätter originalet.
Bevarandetiden löper till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Materialet ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt.
Ett program som bara sparar en bild av fakturan i molnet löser inte hela problemet. Ansvaret för arkiveringen ligger kvar på företaget, oavsett vad leverantören lovar.
Bokföringsprogram, affärssystem och delsystem
Tre sorters system blandas ihop i jämförelser. De löser olika problem och prissätts därefter.
| Typ av system | Löser | Typisk användare |
|---|---|---|
| Bokföringsprogram | Löpande bokföring, moms, fakturering och bokslut | De flesta små och medelstora företag |
| Affärssystem | Bokföring plus inköp, lager, projekt och produktion i en och samma databas | Företag där flödena hänger ihop och volymen är hög |
| Delsystem | En avgränsad uppgift som skickar färdiga poster till bokföringen | Företag med ett tungt flöde som bokföringen inte klarar smidigt |
| Bokslutsprogram | Bokslut, årsredovisning och deklaration | Byråer och företag som gör bokslutet själva |
Gränserna är inte skarpa. Flera bokföringsprogram har vuxit in på affärssystemens område och flera affärssystem säljs i småföretagspaket.
Programväljaren
Välj det läge som liknar ditt så visas vad du ska titta efter. Panelerna beskriver krav och funktioner, inte vilket program du bör köpa.
Grundpaket räcker
Löpande bokföring och momsFaktureringFörenklat årsbokslut
Under tre miljoner kronor i nettoomsättning får en enskild näringsidkare avsluta med förenklat årsbokslut och redovisa på NE-bilagan. Betala inte för lönemodul och attestflöden som aldrig används.
Bokslut och årsredovisning
Årsredovisning enligt K2 eller K3Digital inlämning till BolagsverketInkomstdeklaration 2
Ett aktiebolag ska alltid upprätta årsredovisning och skicka in den. Antingen har bokföringsprogrammet funktionen inbyggd eller så behövs ett bokslutsprogram vid sidan, vilket är vägen många byråer väljer.
Attestflöde behövs
Inläsning av leverantörsfakturorAttest i flera stegKoppling till bokföringen
När antalet leverantörsfakturor växer blir den manuella hanteringen flaskhalsen. Ett system för fakturahantering läser in fakturan, skickar den för attest och lämnar en färdig post till bokföringen.
Utläggshantering behövs
Kvitto fotograferas i appenReseräkning med traktamenteFärdig post till bokföringen
Kvitton på papper som samlas i en kuvert är den vanligaste orsaken till sena bokslut. En utläggsapp löser insamlingen och räknar också fram traktamentet ur restiderna.
Kassasystem behövs
Certifierat kassaregisterDagsrapporter till bokföringenLagerkoppling vid behov
En butik med kontantförsäljning behöver ett kassaregister som uppfyller kraven. Dagens försäljning får dokumenteras genom en gemensam verifikation. Kopplingen mellan kassa och bokföring bör därför vara automatisk.
Affärssystem eller branschsystem
Flera bolag i samma miljöProjekt eller objekt som bär kostnaderRapporter över hela gruppen
Här räcker sällan ett renodlat bokföringsprogram. Ett affärssystem samlar flödena i en databas medan ett fastighetssystem eller annat branschsystem löser den specifika administrationen och lämnar bokföringsposter till huvudboken.
Vad som skiljer programmen åt
Funktionslistorna liknar varandra. Sex punkter är de som märks i vardagen och som kostar pengar att sakna.
- Bokslut och årsredovisning. Finns funktionen inbyggd eller behövs ett separat bokslutsprogram? Skillnaden märks först i februari.
- Lönemodul. Lön kan ligga i samma program eller i ett separat. Antalet anställda avgör om det är värt kostnaden.
- Bankkoppling. Automatisk inläsning av kontohändelser sparar mest tid av alla funktioner i ett litet företag.
- Integrationer. Kassa, webbutik, tidrapportering och utläggsapp ska kunna lämna poster utan handpåläggning.
- Byråsamarbete. Kan redovisningskonsulten och revisorn komma in i samma miljö utan att du skickar filer fram och tillbaka?
- Export av data. Går bokföringen att få ut i SIE-format den dag du vill byta? Svaret avgör hur låst du blir.
Delsystemen runt bokföringen
Bokföringsprogrammet står sällan ensamt. Runt det ligger system som löser en avgränsad uppgift och lämnar färdiga poster till huvudboken.
| Uppgift | Vad systemet gör | Behövs när |
|---|---|---|
| Fakturahantering | Läser in leverantörsfakturor och skickar dem för attest | Antalet fakturor gör manuell hantering tung |
| Utläggshantering | Samlar kvitton, utlägg och reseräkningar i en app | Flera personer gör utlägg i tjänsten |
| Företagskort | Kopplar kortköp till kvitto direkt vid köpet | Kortköpen är många och kvittona försvinner |
| Kassasystem | Registrerar försäljning och lämnar dagsrapporter | Verksamheten säljer över disk |
| Fastighetssystem | Sköter hyresavier, avtal och objekt | Företaget förvaltar fastigheter |
| Regelsamling | Ger tillgång till regelverk, mallar och uppslagsverk | Bokslutet kräver ställningstaganden |
Varje delsystem kostar pengar och kräver en integration som fungerar. Lägg bara till ett system när flödet det löser verkligen är ett problem.
Visma Spcs heter Spiris sedan 2025
Ett namnbyte har gjort många jämförelser inaktuella. Visma Spcs bytte namn till Spiris under 2025 och tog samtidigt bort de gamla produktnamnen.
Visma eEkonomi heter numera Bokföring och Fakturering. Bolaget uppger själv att de nya namnen beskriver vad funktionen gör i stället för att vara ett produktnamn.
Namnbytet spelar roll när du söker information. En recension av Visma eEkonomi kan vara skriven före bytet och beskriva en äldre version av tjänsten.
Prisbilden
Priserna ändras ofta och listorna skiljer sig åt i hur de räknar. Två fasta punkter läste vi i leverantörernas egna prislistor 15 september 2026.
| Leverantör | Prisnivå | Villkor |
|---|---|---|
| Spiris, Bokföring och Fakturering | 199 kronor per månad | Gratis i sex månader för den som startat företag de senaste tolv månaderna |
| Bokio, Basic | 269 kronor per månad | Vid årsvis betalning, 3 228 kronor per år. Ordinarie pris 319 kronor per månad |
Jämför alltid på samma villkor. Ett pris per månad vid årsbetalning ska ställas mot ett annat pris per månad vid årsbetalning, inte mot ett månadspris utan bindning.
Räkna också in det som ligger utanför abonnemanget. Bankkoppling, e-fakturor, extra användare och bokslutsmodul prissätts ofta separat. Summan blir en annan än den som står överst på prissidan.
Byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret
Ett byte går att göra när som helst men blir enklast vid ett räkenskapsårsskifte. Då slipper du dela året mellan två system och får en ren ingående balans.
Behöver bytet ske mitt i året är SIE-filen nyckeln. Formatet är en svensk standard för utbyte av bokföringsdata och de flesta program kan både exportera och importera det.
Kontrollera fyra saker innan du byter. Att den gamla bokföringen går att exportera, att den nya leverantören kan importera den, att du kommer åt den gamla miljön under arkiveringstiden och att kundregister, artiklar och öppna poster följer med.
Arkiveringen följer inte automatiskt med. Bevarandetiden på sju år gäller oavsett vilket program du använder i dag. Säger du upp ett abonnemang måste du ha kvar räkenskapsinformationen i läsbar form. Utrustningen för att kunna presentera den ska finnas tillgänglig i Sverige under hela tiden.
Byråsamarbete och revisorsåtkomst
De flesta små företag sköter bokföringen tillsammans med någon. En redovisningskonsult tar ofta bokslutet även när företaget bokför löpande själv.
Programmet avgör hur smidigt samarbetet blir. Ligger allt i samma miljö kan konsulten arbeta direkt i materialet, medan filer som skickas fram och tillbaka skapar dubbelarbete och versionsförvirring.
Fråga din byrå innan du väljer. De flesta byråer arbetar i ett eller två program och kan jobba snabbare i det de kan, vilket brukar synas på arvodet.
Vanliga misstag vid val av bokföringsprogram
- Priset jämförs på olika villkor. Årsbetalning mot månadsbetalning ger en skillnad som inte finns i verkligheten.
- Bokslutsfunktionen glöms bort. Ett aktiebolag ska lämna årsredovisning. Saknas funktionen tillkommer ett program eller ett byråarvode.
- Delsystem köps innan problemet finns. Attestflöden och utläggsappar löser volymproblem och kostar pengar i ett företag utan volym.
- Exportmöjligheten kontrolleras aldrig. Utan SIE-export blir bytet dyrt den dag det behövs.
- Arkiveringen antas ingå. Ansvaret ligger på företaget och gäller i sju år, även efter att abonnemanget sagts upp.
- Inskannade papper ersätter originalen. Sedan 1 juli 2024 ska en pappershandling bevaras i det skick den kom i.
- Byrån tillfrågas efter köpet. Byråns val av program påverkar både arbetstid och arvode.
Vanliga frågor om bokföringsprogram
Vad måste ett bokföringsprogram klara enligt lag?
Bokföringslagen kräver en verifikation för varje affärshändelse, löpande bokföring av samtliga händelser samt arkivering av räkenskapsinformationen till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Materialet ska förvaras i Sverige i ordnat skick.
Måste jag ha ett bokföringsprogram?
Nej, lagen kräver inget program. Kravet gäller att bokföringen sker löpande, att varje affärshändelse har en verifikation och att materialet bevaras rätt. Ett program gör ändå momsredovisning och bokslut betydligt enklare.
Vad är skillnaden mellan bokföringsprogram och affärssystem?
Ett bokföringsprogram sköter löpande bokföring, moms, fakturering och ofta bokslut. Ett affärssystem samlar också inköp, lager, projekt och produktion i samma databas, men gränsen är flytande eftersom flera bokföringsprogram vuxit in på affärssystemens område.
Vad hände med Visma eEkonomi?
Visma Spcs bytte namn till Spiris under 2025 och tog bort de gamla produktnamnen. Visma eEkonomi heter numera Bokföring och Fakturering. Jämförelser skrivna före namnbytet beskriver därför en tjänst under ett namn som inte längre används.
Kan jag byta program mitt i räkenskapsåret?
Ja, men enklast blir det vid ett räkenskapsårsskifte. Ska bytet ske mitt i året sker överföringen normalt med en SIE-fil. Formatet är den svenska standarden för utbyte av bokföringsdata. Kontrollera att både det gamla och det nya programmet hanterar det.
Hur länge måste jag ha kvar bokföringen?
Till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett räkenskapsår som slutar sista december 2026 ska bevaras till och med sista december 2033, oavsett om du byter program under tiden.
Räcker det att skanna pappersfakturor?
Nej, inte sedan 1 juli 2024. En pappershandling med räkenskapsinformation ska bevaras i det skick den hade när den kom till företaget. En elektronisk handling ska bevaras i det format den togs emot. En inskannad kopia ersätter därmed inte pappersoriginalet.
Vad kostar ett bokföringsprogram?
Prisbilden varierar och ändras ofta: Spiris tar 199 kronor per månad för Bokföring och Fakturering och Bokio 269 kronor per månad för Basic vid årsvis betalning, båda avlästa 15 september 2026. Bankkoppling, e-fakturor, extra användare och bokslutsmodul prissätts ofta separat.
Källor
- riksdagen.se: bokföringslagen 1999:1078, 5 kap. 6 § om verifikation för varje affärshändelse och om gemensam verifikation vid kontantförsäljning, 5 kap. 7 § om vad verifikationen ska innefatta samt 7 kap. 1-3 §§ om formen för bevarande, bevarandetiden och förvaring i Sverige. Formkraven i 7 kap. gäller sedan 1 juli 2024 enligt SFS 2024:342. Avläst 15 september 2026
- spiris.se: priset 199 kronor per månad för Bokföring och Fakturering samt erbjudandet om sex månader utan kostnad för nystartade företag. Avläst 15 september 2026
- bokio.se: priset 269 kronor per månad för Basic vid årsvis betalning som ger 3 228 kronor per år. Ordinarie pris är 319 kronor per månad. Avläst 15 september 2026
- support.spiris.se: namnbytet från Visma Spcs till Spiris och att Visma eEkonomi numera heter Bokföring och Fakturering. Avläst 15 september 2026
Läs mer. Björn Lundén och Business Central beskriver två av systemen i tabellerna ovan, medan Rillion tar fakturahanteringen, Findity utläggen och MinButik kassan. Fakturakrav går igenom vad fakturorna i systemet måste innehålla.
Företagsfinanser är en oberoende redaktion. Priser och funktioner ändras löpande och ska kontrolleras hos leverantören innan ett avtal tecknas. Redaktionen svarar för innehållet.