En faktura är inte en faktura för att det står faktura på den. Momslagen räknar upp vilka uppgifter en handling måste innehålla. Saknas en av dem är det inte en faktura i lagens mening.
Konsekvensen drabbar köparen hårdast. En bristfällig faktura kan kosta avdragsrätten för den ingående momsen, vilket gör att fel i en handling du själv inte skrivit blir ditt problem.
Vem måste fakturera?
Huvudregeln är att säljaren ska utfärda en faktura när köparen är någon annan än en privatperson. Skyldigheten gäller oavsett belopp och omfattar även förskott och a conto-betalningar.
Ansvaret ligger alltid hos säljaren. Köparen eller en tredje part får utfärda fakturan om säljaren tillåter det, men det är säljaren som svarar för att uppgifterna blir rätt.
Vid försäljning till privatpersoner finns oftast ingen faktureringsskyldighet. Tre undantag gäller ändå: bygg- och anläggningstjänster, nya transportmedel som ska beskattas i ett annat EU-land samt unionsintern distansförsäljning till privatpersoner i Sverige.
De tio uppgifterna i en fullständig faktura
Listan i momslagen är sluten. Varje punkt ska finnas med. En generell beskrivning av varan eller tjänsten kan göra att fakturan ändå inte räknas som fullständig.
Punkt fyra gäller bara vid omvänd betalningsskyldighet. Punkt sju gäller bara när leveransdatum skiljer sig från fakturadatum, vilket det ofta gör vid tjänster som utförts under en period.
En säljare som tillämpar vinstmarginalbeskattning ska inte ange något momsbelopp i fakturan. Den som är momsbefriad för att årsomsättningen är högst 120 000 kronor ska i stället skriva att försäljningen är undantagen från momsplikt.
Namnet på handlingen spelar ingen roll
Momslagen definierar fakturan genom innehållet, inte genom rubriken. En handling som kallas kvitto eller inköpsnota är en faktura om den innehåller det som lagen kräver.
Det omvända gäller också. En handling med ordet faktura överst är ingen faktura i momslagens mening om en av uppgifterna saknas. Köparens avdragsrätt kan påverkas av det.
När får du utfärda en förenklad faktura?
Fyra situationer öppnar för den korta varianten. Minst en av dem ska vara uppfylld.
- Totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms. Den vanligaste ingången och den enda som bygger på ett belopp.
- Handelsbruk eller teknik gör en fullständig faktura svår. Skatteverket nämner bensin i automat samt tåg- och bussbiljetter som exempel.
- Fakturan är en ändringsfaktura. En kreditnota får vara förenklad.
- Säljaren är momsbefriad under 120 000 kronor i årsomsättning. Då ska det stå i fakturan att försäljningen är undantagen från momsplikt.
En spärr gäller ändå. Förenklad faktura får inte utfärdas till en köpare i ett annat EU-land när det är köparen som ska redovisa och betala momsen i sitt land.
Fakturakontrollen
Välj den situation som gäller så visas vilken fakturatyp som krävs och vad som måste stå i den. Sex vanliga fall, samtliga byggda på momslagens regler.
Fullständig faktura
Alla tio uppgifterna krävsKöparens momsnummer bara vid omvänd momsIngen särskild hänvisning behövs
Standardfallet vid försäljning inom Sverige till ett annat företag. Beskriv det sålda så tydligt att en utomstående förstår vad som levererats, eftersom en generell beskrivning kan göra fakturan ofullständig.
Förenklad faktura räcker
FakturadatumIdentifiering av säljarenTyp av vara eller tjänstMoms eller underlag för moms
Gränsen är 4 000 kronor inklusive moms för hela fakturan. Du får givetvis utfärda en fullständig faktura ändå. Många system gör det som standard.
Fullständig faktura med hänvisning
Köparens momsnummer krävsVaror: 10 kap. 42 § MLTjänster: Omvänd betalningsskyldighet
Förenklad faktura är inte tillåten här. Vid varuförsäljning går det också att skriva Artikel 138 i mervärdesskattedirektivet eller en förklaring som Undantagen från skatteplikt.
Fullständig faktura med hänvisning
Ingen moms debiterasKöparens momsnummer krävsOmvänd betalningsskyldighet
Texten får skrivas på svenska eller engelska: Omvänd betalningsskyldighet eller Reverse charge. Samma uppgift används när ett utländskt företag säljer fastighetstjänster till en momsregistrerad köpare i Sverige.
Förenklad faktura räcker
Ingen moms angesUndantagen från momspliktHänvisning till 18 kap. 4 § ML
Momsbefrielsen gäller den som har högst 120 000 kronor i årsomsättning. Fakturan ska säga att försäljningen är undantagen från momsplikt, annars ser det ut som att momsen glömts bort.
Ändringsfaktura
Otvetydig hänvisning till ursprungsfakturanUrsprungsfakturans löpnummerDet som ändrats
Datumet ska vara den dag kreditnotan ställs ut till köparen. I övrigt gäller kraven på fullständig eller förenklad faktura. En kreditnota får vara förenklad.
När ska fakturan utfärdas?
Huvudregeln är god affärssed, det som gäller i branschen. För tre situationer har lagstiftaren satt en bestämd tidpunkt i stället.
| Situation | Senast |
|---|---|
| Vanlig försäljning inom landet | Inom den tid som följer av god affärssed |
| Bygg- och anläggningstjänster | Utgången av andra månaden efter leverans eller tillhandahållande |
| Varor till annat EU-land, fält 35 | Den 15:e i månaden efter leveransmånaden |
| Tjänster till annat EU-land, fält 39 | Den 15:e i månaden efter tillhandahållandet |
God affärssed är den svagaste av reglerna. En faktura som dröjer långt efter leveransen kan ändå bli ett problem i bokföringen, eftersom affärshändelsen ska bokföras löpande.
Hänvisningar som måste stå i fakturan
I vissa fall tas ingen moms ut. Då kräver momslagen en förklaring i fakturan. Texten får skrivas på svenska, engelska eller något annat officiellt EU-språk.
| Situation | Text i fakturan |
|---|---|
| Köparen utfärdar fakturan | Självfakturering |
| Varor till momsregistrerad köpare i annat EU-land | 10 kap. 42 § ML. Alternativen är Artikel 138 i mervärdesskattedirektivet eller texten Undantagen från skatteplikt |
| Tjänster till beskattningsbar person i annat EU-land | Omvänd betalningsskyldighet eller Reverse charge |
| Utländskt företag säljer varor i Sverige till momsregistrerad köpare | Omvänd betalningsskyldighet eller Reverse charge |
| Fastighetstjänster från utländskt företag till momsregistrerad köpare | Omvänd betalningsskyldighet eller Reverse charge |
| Momsbefriad säljare under 120 000 kronor | Undantagen från momsplikt enligt 18 kap. 4 § ML |
Hänvisningen är en extra uppgift. Den ersätter inget av det som annars ska stå i fakturan.
Ändringsfaktura och kreditnota
Lämnar du en rabatt i efterhand, sätter ned priset eller får en vara i retur ska en ändringsfaktura ställas ut. Kreditnota är det vanliga namnet på en sådan.
Ändringen ska framgå av handlingen. Det ska också finnas en särskild och otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan, normalt genom dess löpnummer.
Ett undantag finns vid prissänkning i efterhand. Säljaren och köparen kan avtala om att momsen inte ska ändras. Då behövs ingen ändringsfaktura.
Felaktigt debiterad moms
Momsen är felaktigt debiterad när ett belopp anges som moms utan att vara moms enligt lagen. Både företag och privatpersoner kan hamna där.
Rättelsen kräver normalt en ändringsfaktura. Den görs i redovisningen för perioden då ändringsfakturan utfärdades. Finns särskilda skäl ska Skatteverket efterge kravet på ändringsfaktura. Rättelsen görs då i den period där beloppet ursprungligen redovisades.
Fakturan som verifikation i bokföringen
Bokföringslagen ställer egna krav. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Den mottagna fakturan är verifikationen i de allra flesta fall.
Verifikationen ska visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Den ska också ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken.
Kravet gäller även den som inte behöver fakturera enligt momslagen. Underlag för varje affärshändelse måste finnas oavsett vad som gäller på momssidan.
Två regelverk, två syften. Momslagen styr vad en faktura ska innehålla för att momsen ska bli rätt. Bokföringslagen styr vad en verifikation ska visa för att bokföringen ska gå att följa. En handling kan uppfylla det ena kravet utan att uppfylla det andra.
Självfakturering och utlagd fakturering
Köparen får ställa ut fakturan för säljarens räkning om säljaren tillåter det. Ordet Självfakturering ska då stå i fakturan.
Faktureringen kan också läggas ut på en tredje part, till exempel en byrå eller ett faktureringsbolag. Ansvaret för att fakturan blir rätt stannar hos säljaren i båda fallen.
Uppgifter som inte är lagkrav men bör stå
Momslagen kräver inte allt som normalt står i en faktura. Följande poster fyller ändå en funktion och saknas de blir betalningen krånglig.
- Förfallodatum och betalningsvillkor. Utan dem får köparen gissa när betalningen ska vara framme.
- Bankgiro, plusgiro eller kontonummer. Fakturan ska gå att betala utan extra kontakt.
- OCR-nummer eller fakturareferens. Underlättar avstämningen hos båda parter.
- Uppgift om dröjsmålsränta. Mellan företag krävs ingen sådan upplysning för att räntan ska löpa, men den tydliggör vad som gäller.
- Kundens referens eller inköpsordernummer. Många större köpare betalar inte fakturor utan referens.
- Uppgift om F-skatt. Visar köparen att skatteavdrag inte ska göras på ersättningen.
Faktura till en myndighet ska vara elektronisk
Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling gäller sedan 1 april 2019. Fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och följa den europeiska standarden för elektronisk fakturering.
En elektronisk faktura är inte en pdf i ett mejl. Lagen definierar den som en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt.
Parterna får avtala om en annan standard. Myndigheten är samtidigt skyldig att ta emot och behandla fakturor som följer den europeiska standarden. Ett föreläggande mot en leverantör som inte gör rätt kan förenas med vite.
Undantag gäller vid sekretess och säkerhetskänslig verksamhet. Reglerna träffar inte heller fakturor från upphandlingar som påbörjades före 1 april 2019.
Hur länge ska fakturan sparas?
Bokföringslagen sätter bevarandetiden. Räkenskapsinformation ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Materialet ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Utrustningen som behövs för att skriva ut informationen på papper ska hållas tillgänglig i Sverige under hela tiden.
Sedan 1 juli 2024 gäller nya regler om formen. En pappershandling ska bevaras i det skick den hade när den kom till företaget. En elektronisk handling ska bevaras i det format och med det innehåll den hade när den togs emot.
Elektroniska handlingar får under vissa förutsättningar förvaras i ett annat land inom EU. En pappershandling som innefattar en verifikation får förvaras utomlands tillfälligt, om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed.
Vanliga misstag med fakturor
- Luddig beskrivning av det sålda. Konsulttjänster som rad räcker sällan. Ange omfattning och art så att det går att se vad som levererats.
- Löpnumret hoppar. Numret ska vara unikt och bygga på en eller flera serier. Ett hopp väcker frågor vid en kontroll.
- Köparens momsnummer utelämnas vid omvänd moms. Uppgiften är obligatorisk just i det fallet.
- Hänvisningen saknas vid EU-försäljning. Utan text om varför moms inte tagits ut är fakturan ofullständig.
- Förenklad faktura används över 4 000 kronor. Gränsen gäller totalbeloppet inklusive moms för hela fakturan.
- Kreditnota utan hänvisning till ursprungsfakturan. Löpnumret på den ursprungliga fakturan ska vara med.
Vanliga frågor om fakturakrav
Vilka uppgifter måste en faktura innehålla?
En fullständig faktura ska innehålla fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens momsnummer, köparens momsnummer vid omvänd betalningsskyldighet, namn och adress för båda parter, det såldas mängd och art, leveransdatum om det skiljer sig från fakturadatumet, beskattningsunderlag och enhetspris, tillämpad momssats samt momsbeloppet.
När räcker en förenklad faktura?
När totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms, när handelsbruk eller teknik gör en fullständig faktura svår, när fakturan är en ändringsfaktura eller när säljaren är momsbefriad under 120 000 kronor i årsomsättning. Förenklad faktura får inte utfärdas till en köpare i ett annat EU-land som ska redovisa momsen i sitt land.
Vad måste stå i en förenklad faktura?
Fyra uppgifter: fakturadatum, identifiering av säljaren genom momsnummer, personnummer eller organisationsnummer, identifiering av vilken typ av vara eller tjänst som sålts samt den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen.
Måste handlingen heta faktura?
Nej. Momslagen definierar fakturan genom innehållet, inte genom namnet. En handling som kallas kvitto eller inköpsnota är en faktura om den innehåller det lagen kräver. En handling med rubriken faktura är det inte om en uppgift saknas.
Vad händer om fakturan är ofullständig?
Köparens rätt till avdrag för ingående moms kan påverkas. Säljaren kan normalt rätta eller komplettera fakturan i efterhand, men i vissa fall krävs en helt ny faktura. Ett sådant fall är när säljaren felaktigt bedömt att varan eller tjänsten inte var momspliktig.
Måste jag fakturera privatpersoner?
Oftast inte. Tre undantag gäller: bygg- och anläggningstjänster, nya transportmedel som ska beskattas i ett annat EU-land samt unionsintern distansförsäljning av varor från ett annat EU-land till privatpersoner i Sverige.
Hur snabbt måste jag skicka fakturan?
Huvudregeln är inom den tid som följer av god affärssed. Bygg- och anläggningstjänster ska faktureras senast vid utgången av andra månaden efter tillhandahållandet. Varor eller tjänster till ett annat EU-land ska faktureras senast den 15:e i månaden efter.
Vad ska stå på en kreditnota?
Ändringen mot ursprungsfakturan samt en särskild och otvetydig hänvisning till den, normalt genom ursprungsfakturans löpnummer. Datumet ska vara den dag kreditnotan ställs ut. I övrigt gäller kraven på fullständig eller förenklad faktura.
Källor
- skatteverket.se: faktureringsskyldigheten, de tio uppgifterna i en fullständig faktura, kriterierna för förenklad faktura och gränsen 4 000 kronor, de fyra uppgifterna i en förenklad faktura, tidpunkterna för fakturering, hänvisningarna vid EU-handel och omvänd betalningsskyldighet, reglerna om ändringsfaktura samt momsbefrielsen vid 120 000 kronor. Avläst 15 september 2026
- riksdagen.se: bokföringslagen 1999:1078, 5 kap. 6 § om att varje affärshändelse ska ha en verifikation, 5 kap. 7 § om vad verifikationen ska innefatta samt 7 kap. 1-3 §§ om formen för bevarande, bevarandetiden på sju år och förvaring utomlands. Ändringarna i 7 kap. gäller sedan 1 juli 2024 enligt SFS 2024:342. Avläst 15 september 2026
- riksdagen.se: lagen 2018:1277 om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, definitionen av elektronisk faktura, kravet på den europeiska standarden, myndighetens mottagningsskyldighet, undantagen för sekretess och säkerhetskänslig verksamhet samt ikraftträdandet 1 april 2019. Avläst 15 september 2026
Läs mer. Rillion visar hur leverantörsfakturor kan hanteras med attestflöde, Fortnox Företagskort tar kvittosidan av samma problem och Intrum beskriver vad som händer när fakturan inte betalas.
Företagsfinanser är en oberoende redaktion. Reglerna om fakturering ändras över tid och ska kontrolleras hos Skatteverket innan de tillämpas i en verksamhet. Redaktionen svarar för innehållet.