Skatteverket kräver två uppgifter i en körjournal. Allt annat på listan är sådant som myndigheten skriver att journalen bör innehålla.
Skillnaden låter obetydlig men avgör allt. De rekommenderade uppgifterna är de som ger journalen bevisvärde. Utan dem står bara två mätarställningar mot Skatteverkets bedömning.
Vad är en körjournal och vem behöver föra en?
En körjournal är en löpande anteckning över bilens resor. Den som använder bilen antecknar varje resa med datum, mätarställning, sträcka och ärende.
Skatteverket beskriver den som ett bra sätt att visa hur företagets bil används. Formuleringen är viktig, eftersom journalen inte är ett lagkrav utan ett bevismedel.
Behovet uppstår i tre lägen. Du vill undvika bilförmån, du har fritt drivmedel eller du kör mycket i tjänsten och vill ha ett sänkt förmånsvärde.
Bara två uppgifter är obligatoriska
Skatteverket delar listan i två. En körjournal ska innehålla mätarställning vid årets början och mätarställning vid årets slut.
Åtta uppgifter till står under bör. De är inte formellt tvingande men de är hela poängen med journalen, eftersom det är de som visar vilka resor som var privata.
Uppgiften om besökta platser behövs inte vid privata resor. Där räcker datum, mätarställning och sträcka, eftersom syftet med noteringen är att kunna räkna ihop den privata körningen.
Så fyller du i körjournalen
Gå igenom listan innan du lämnar in journalen för året. Bocka av det som är klart.
Gränsen som avgör bilförmånen
Bilförmån uppkommer när en anställd använder företagets bil privat i mer än ringa omfattning. Skatteverket sätter två tal för vad ringa betyder.
Talen är 100 mil och 10 tillfällen under ett år. Båda förutsättningarna ska vara uppfyllda samtidigt, vilket är den detalj som oftast missförstås.
Så räknar du den privata körningen mot gränserna
Tillfällena räknas som antal gånger bilen använts privat. Milen räknas som summan av de resorna under kalenderåret.
Ta en anställd som hämtar barn på vägen hem två gånger i månaden. Det blir 24 tillfällen på ett år och spräcker gränsen även om varje avstickare är två mil, eftersom antalet tillfällen är den gräns som faller först.
Det omvända händer lika ofta. En enda semesterresa på 120 mil ryms inom 10 tillfällen men passerar milgränsen. Båda förutsättningarna ska vara uppfyllda samtidigt.
Ringa omfattning är inget fribelopp. Gränsen fungerar inte som ett avdrag där bara det överskjutande beskattas. Passeras någon av de två talen uppkommer bilförmån. Förmånsvärdet beräknas då på vanligt sätt för hela perioden bilen varit tillgänglig.
Trängselskatt och infrastrukturavgift
Betalar arbetsgivaren trängselskatt eller infrastrukturavgift för den anställdas privata resor med förmånsbilen är det en skattepliktig förmån. Posten missas ofta, eftersom den kommer som en klumpsumma långt efter resorna.
Värdet räknas fram ur två källor. Transportstyrelsens beslut visar vilka passager bilen gjort och körjournalen visar vilka av dem som skedde under privata resor.
Noteringar om antal passager vid betalstationer underlättar arbetet. Utan dem ska en klumpsumma delas upp i efterhand på resor som ingen längre minns.
Vad som skiljer en godkänd journal från en underkänd
Skatteverket använder genomgående uttrycket löpande och noggrant förd. Två ord som pekar på var journaler brukar fallera.
Löpande betyder att anteckningen görs i anslutning till resan. En journal som rekonstrueras i mars året efter är något annat än en löpande förd, även om siffrorna skulle råka stämma.
Noggrant betyder att fälten är ifyllda. En resa med sträcka men utan ärende går inte att bedöma som tjänsteresa. En elektronisk journal där ärendefältet står tomt hela året är i det avseendet lika tunn som ett blankt papper.
Journalen får kompletteras. Skatteverket anger att den kan kompletteras med till exempel reseräkningar eller dagboksanteckningar. Den som har luckor kan därmed visa underlaget på annat håll.
Körjournalsväljaren
Välj det läge som liknar ditt så visas vad journalen behöver visa. Sex situationer, samtliga byggda på Skatteverkets regler.
Visa att båda gränserna hålls
Högst 100 mil privatHögst 10 tillfällenBåda ska vara uppfyllda
Journalen ska visa varje privat resa med datum, mätarställning och sträcka. Ärende och besökta kontaktpersoner behövs inte för de privata resorna, men de är nödvändiga för att tjänsteresorna ska kunna skiljas ut.
Underlaget avgör beskattningen
Bara privat drivmedel beskattasUnderlag krävs för uppdelningenUtan underlag beskattas allt
Skatteverket är tydlig på den här punkten. Saknas underlag som visar hur mycket som körts privat respektive i tjänsten beskattas den anställda för allt drivmedel, inte bara den privata delen.
Förmånsvärdet kan sänkas
3 000 mil eller mer i tjänstenFörmånsvärdet blir 75 procentMilen ska köras hos en arbetsgivare
Omfattande tjänstekörning ger ett förmånsvärde på 75 procent av fullt värde. Kravet är att antalet mil uppnås hos samma arbetsgivare under det aktuella året. Journalen är det som visar att de körts.
Journalen styrker ersättningen
Gäller tjänsteresor, inte arbetsresorVarje resa ska kunna följasÄrendet är det som skiljer
Kör du egen bil i tjänsten är journalen underlaget för den skattefria milersättningen. Resan mellan bostaden och den vanliga arbetsplatsen är en arbetsresa och hör inte hemma bland tjänsteresorna.
Komplettera manuellt
Registrerar resor automatisktSaknar ärende och kontaktpersonHöjer inte förmånsvärdet
En elektronisk körjournal registrerar både privata resor och tjänsteresor automatiskt. Den måste kompletteras med uppgifter om vilka kunder eller företag som besökts, annars saknas de uppgifter som ger journalen bevisvärde.
Notera passagerna
Skattepliktig förmån vid privat resaTransportstyrelsens beslut är grundenJournalen visar vilka passager
Betalar arbetsgivaren trängselskatt eller infrastrukturavgift för privata resor är det en skattepliktig förmån. Värdet räknas fram ur Transportstyrelsens beslut tillsammans med körjournalen, så noteringar om antal passager vid betalstationer underlättar.
Tre lägen där journalen är extra viktig
Skatteverket pekar själv ut situationerna. I alla tre står det pengar på spel.
| Läge | Vad som står på spel |
|---|---|
| 3 000 mil eller mer i tjänsten per år | Förmånsvärdet kan beräknas till 75 procent av fullt värde om milen körts hos samma arbetsgivare under året |
| Fritt drivmedel vid bilförmån | Bara drivmedlet till privata resor ska beskattas. Utan underlag beskattas allt drivmedel |
| Trängselskatt eller infrastrukturavgift | Förmånen värderas utifrån Transportstyrelsens beslut och journalens noteringar om passager |
Fritt drivmedel är den dyraste posten att slarva med
Drivmedelsförmån värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2. Uppräkningen gäller den del av drivmedlet som gått till privat körning.
Utan körjournal finns ingen uppdelning att räkna på. Då beskattas allt drivmedel som förmån, även det som gått åt i tjänsten.
Laddel har egna regler. Förmån av laddel är under vissa förutsättningar skattefri om laddningen sker vid en laddningspunkt eller ett eluttag som arbetsgivaren tillhandahåller i anslutning till arbetsplatsen.
Elektronisk körjournal eller papper
Skatteverket godtar båda formerna. En körjournal kan vara elektronisk eller i pappersform och får kompletteras med reseräkningar eller dagboksanteckningar.
| Egenskap | Elektronisk | Papper |
|---|---|---|
| Registrering av resor | Automatisk, både privat och i tjänsten | Manuell för varje resa |
| Ärende och kontaktperson | Måste fyllas i manuellt ändå | Fylls i direkt |
| Drivmedelsförbrukning | Loggas av vissa system och används då i beräkningen | Noteras vid varje tankning |
| Påverkan på förmånsvärdet | Räknas inte som extrautrustning som höjer värdet | Ingen påverkan |
| Risk vid granskning | Luckor i ärendefältet om ingen fyller i dem | Luckor när någon glömmer att skriva |
Elektroniken höjer inte förmånsvärdet
Frågan kommer ofta från den som ska välja system. En elektronisk körjournal räknas inte som den typ av extrautrustning som höjer bilförmånsvärdet.
Beskedet kommer från Skatteverket och är entydigt. Tillvalet kostar pengar i inköp men inte i skatt, till skillnad från en dragkrok eller en uppgradering av fälgarna.
Elektronisk körjournal och dataskyddsreglerna
En bil med GPS samlar in personuppgifter om den som kör. Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet för dataskyddsförordningen och pekar själv ut den digitala körjournalen som ett exempel på tillåten användning.
Villkoret är ett konkret verksamhetsbehov. Positioneringsteknik får användas på ett sätt som är motiverat av behov i verksamheten. Myndigheten nämner uttryckligen en digital körjournal som används för att rapportera till Skatteverket enligt deras krav.
Begränsningen ligger i vad uppgifterna sedan används till. Myndigheten använder körjournalen som sitt eget exempel på ändamålsglidning: den som installerar en digital körjournal i tjänstebilar för att uppfylla rapporteringskrav till Skatteverket får inte använda uppgifterna för att analysera medarbetarnas prestationer eller arbetsmönster.
Samtycke löser inte frågan. Integritetsskyddsmyndigheten skriver att samtycke från medarbetare inte gör övervakning tillåten, eftersom de står i beroendeställning till arbetsgivaren. Grunden ska i stället vara ett konkret verksamhetsbehov. Arbetsgivaren måste alltid kunna visa att nyttan med positioneringen väger tyngre än medarbetarens intresse av att inte bli övervakad.
Informationsplikten är konkret. Aktiveras platstjänster ska medarbetarna få veta sex saker.
- Vilka kontroller du gör.
- Varför du gör kontrollerna.
- Hur du kommer att använda informationen.
- Var uppgifterna sparas.
- Hur länge uppgifterna sparas.
- Vem som har tillgång till uppgifterna.
Hemlig övervakning är aldrig tillåten. Arbetsgivaren behöver oftast också förhandla med facket innan platstjänster aktiveras i medarbetarnas jobbmobiler.
Myndigheten kan ingripa. Anställda har rätt att klaga på arbetsgivarens personuppgiftsbehandling, vilket kan leda till tillsyn. Myndigheten kan också inleda tillsyn på eget initiativ.
Körjournal när du kör egen bil i tjänsten
Ersättningen för egen bil bygger på samma underlag. Journalen visar vilka resor som var tjänsteresor och hur många mil de omfattade.
Gränsdragningen mot arbetsresor är det som avgör. Resan mellan bostaden och den vanliga arbetsplatsen är en arbetsresa som hanteras i deklarationen, inte en tjänsteresa som ger skattefri ersättning.
Vanliga misstag med körjournalen
- Att bara notera mätarställningarna. De två obligatoriska uppgifterna säger ingenting om vilka resor som var privata.
- Att tro att gränserna är alternativ. Både 100 mil och 10 tillfällen ska vara uppfyllda, inte den ena eller den andra.
- Att lämna ärendefältet tomt i ett elektroniskt system. Systemet registrerar sträckan men vet inte vem som besöktes.
- Att fylla i journalen i efterhand. Skatteverket talar om en löpande och noggrant förd journal, vilket är något annat än en rekonstruktion i mars.
- Att blanda in arbetsresor bland tjänsteresorna. Resan till den vanliga arbetsplatsen är privat körning i det här sammanhanget.
Vanliga frågor om körjournal
Är körjournal obligatoriskt?
Skatteverket beskriver körjournalen som ett bra sätt att visa hur företagets bil används, ett bevismedel snarare än en formell skyldighet. Två uppgifter anges som krav på innehållet: mätarställning vid årets början och vid årets slut. Åtta ytterligare uppgifter anges som sådant journalen bör innehålla.
Vad ska en körjournal innehålla?
Mätarställning vid årets början och slut är kravet. Därutöver bör journalen innehålla registreringsnummer och år, datum och mätarställning vid varje resas start och slut, antal kilometer per resa, start- och slutadress, ärende eller syfte, besökta platser och kontaktpersoner samt noteringar om förare och tankning.
Hur mycket får jag köra privat utan bilförmån?
Högst 100 mil och vid högst 10 tillfällen under ett år. Båda förutsättningarna ska vara uppfyllda samtidigt. Spricker en av dem uppkommer bilförmån för hela året.
Vad händer om jag inte kan visa hur mycket jag kört privat?
Vid fritt drivmedel beskattas då allt drivmedel, inte bara den privata delen. Drivmedelsförmånen värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2, så uppräkningen träffar hela beloppet i stället för en andel av det.
Sänker 3 000 mil i tjänsten förmånsvärdet?
Ja. Kör den anställda 3 000 mil eller mer i tjänsten per år med förmånsbilen kan arbetsgivaren beräkna förmånsvärdet till 75 procent av fullt värde. Kravet är att antalet mil uppnås hos samma arbetsgivare under det aktuella året. Körjournalen är underlaget som visar det.
Höjer en elektronisk körjournal bilförmånsvärdet?
Nej. Skatteverket anger att en elektronisk körjournal inte räknas som den typ av extrautrustning som höjer bilförmånsvärdet.
Räcker det med en elektronisk körjournal?
Den registrerar resorna automatiskt men saknar uppgift om ärende och besökta kontaktpersoner. Journalen behöver därför kompletteras manuellt med vilka kunder eller företag som besökts. Loggar systemet drivmedelsförbrukningen används de uppgifterna vid beräkningen av drivmedelsförmånen.
Krävs samtycke för en elektronisk körjournal med GPS?
Nej. Integritetsskyddsmyndigheten anger att samtycke från medarbetare inte gör övervakning tillåten, eftersom de står i beroendeställning till arbetsgivaren. Grunden ska i stället vara ett konkret verksamhetsbehov. En digital körjournal som används för att rapportera till Skatteverket enligt deras krav nämns som ett exempel på sådan tillåten användning.
Får arbetsgivaren använda körjournalens uppgifter till annat?
Uppgifterna får bara användas för det syfte de samlades in för. Integritetsskyddsmyndigheten tar körjournalen som exempel på ändamålsglidning och skriver att den som installerar en digital körjournal för att uppfylla rapporteringskrav till Skatteverket inte får använda uppgifterna för att analysera medarbetarnas prestationer eller arbetsmönster.
Behöver jag körjournal när jag kör egen bil i tjänsten?
Journalen är underlaget som visar vilka resor som var tjänsteresor och hur många mil de omfattade. Resan mellan bostaden och den vanliga arbetsplatsen är en arbetsresa och hör inte hemma bland tjänsteresorna.
Källor
- skatteverket.se: uppdelningen mellan vad journalen ska och bör innehålla, gränsen 100 mil och 10 tillfällen där båda förutsättningarna ska vara uppfyllda, de tre lägena där journalen är extra viktig, att elektronisk körjournal inte räknas som extrautrustning som höjer förmånsvärdet samt att journalen kan vara elektronisk eller i pappersform. Avläst 15 september 2026
- skatteverket.se: körjournalens roll som bevis för den som har förmånsbil samt sambandet med drivmedelsförmån och omfattande tjänstekörning. Avläst 15 september 2026
- skatteverket.se: värderingen av drivmedelsförmån till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2 samt reglerna om skattefri laddel vid arbetsplatsen. Avläst 15 september 2026
- imy.se: att digital körjournal för rapportering till Skatteverket nämns som exempel på tillåten användning av positioneringsteknik, exemplet om ändamålsglidning, att samtycke inte gör övervakning tillåten på grund av beroendeställningen, kravet på intresseavvägning, de sex punkterna i informationsplikten, förbudet mot hemlig övervakning, förhandlingsskyldigheten mot facket samt myndighetens tillsynsroll. Avläst 15 september 2026
Läs mer. Förmånsbil räknar ut vad förmånsvärdet landar på, milersättning tar ersättningen för egen bil i tjänsten och leasa eller köpa bil jämför vägarna till en bil i företaget.
Företagsfinanser är en oberoende redaktion. Belopp och gränsvärden ändras mellan åren och ska kontrolleras hos Skatteverket innan en beräkning görs. Redaktionen svarar för innehållet.