MinButik är ICA:s system för butikerna och ersatte det tidigare StoreOffice. Systemet äger kundregistret och producerar de filer som butikens ekonomi bygger på: dagskassor, fakturaunderlag, självfakturor och leverantörsfakturor. För att siffrorna ska nå bokföringen krävs en integration.
Den här genomgången visar vilka filer systemet lämnar ifrån sig, vilka ekonomisystem som kan ta emot dem och vad kravet på kassaregister innebär för en handlare under 2026 och framåt.
Vad MinButik är
Systemet är ICA:s eget och används av handlarna i det dagliga arbetet. Det ersatte StoreOffice. I samband med bytet flyttade kundregistret och fakturaunderlagen över dit.
En praktisk följd av bytet är att kundnumren från det gamla systemet blev köpkoder i MinButik, som i sin tur skapade nya kundnummer. Den som fortfarande stämmer av gamla underlag mot nya behöver hålla reda på skillnaden.
MinButik äger kundregistret. Det exporteras därifrån till ekonomisystemet, inte tvärtom, vilket gör att rättningar ska göras i MinButik och inte i bokföringsprogrammet.
Filerna som systemet producerar
Butikens ekonomi bygger på ett antal filtyper. Att veta vad var och en innehåller gör felsökningen kortare när något inte stämmer.
| Fil | Innehåll | Används till |
|---|---|---|
| FPP3 | Kundinformation från exporten i MinButik | Kundregistret i ekonomisystemet |
| ID5 | Underlag för faktura och kreditköp från kassan samt onlineköp | Kundfakturering |
| FPP5, FPP32 och FPP45 | Dagskassafiler | Dagsrapport och synlighet i ekonomisystemet |
| N25 | Bokföringsunderlag för självfakturor och kundfakturor från Cosmoz | Provision och utfärdade kundfakturor |
| N26 och FPP26 | Bokföringsunderlag för varu- och leverantörsfakturor | Leverantörsreskontra |
| Kundkreditfil | Uppdatering av kreditsaldon tillbaka till MinButik | Håller kundernas krediter aktuella |
Återrapporteringen av kreditsaldon är den punkt som oftast glöms bort. Utan den vet MinButik inte att en kundfaktura är betald. Kunden möter då en gammal kreditgräns i kassan.
Vilka ekonomisystem som kan ta emot filerna
Kopplingen sker via en integrationsleverantör. docTech anger Björn Lundén, Briljant, Fortnox, Hogia och Spiris som aktiva integrationer för ICA MinButik. De erbjuder en helautomatisk lösning där nedladdning av butiksfiler och återrapportering av kreditsaldon sker utan handpåläggning.
SoftOne är en annan väg, med en egen övergångsrutin från StoreOffice till MinButik för sina kunder.
Ställ tre frågor till den som ska sköta integrationen. Vilka av filtyperna ovan hanteras. Sker nedladdning och återrapportering automatiskt. Vad händer när ICA ändrar ett filformat.
Kassaregistret: kravet som skärps 1 januari 2027
Ett företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister. Samma sak gäller elektroniska betalningar, exempelvis Swish.
Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister, SKVFS 2021:17. Har kassaregistret ett journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML. Kontakta kassaregisterleverantören i god tid, eftersom bytet kan kräva ny hårdvara.
Tre krav som gäller redan i dag.
Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Användningen ska anmälas till Skatteverket. Skatteverket testar inte om ett tillverkardeklarerat kassaregister uppfyller kraven, utan det ansvaret ligger på tillverkaren.
Undantag finns för den som säljer kontant eller mot kontokort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader, vilket är 236 800 kronor för 2026 och 238 400 kronor för 2027. En dagligvarubutik ligger långt över den gränsen, men undantaget kan gälla en mindre sidoverksamhet.
Momsen på livsmedel sänktes 1 april 2026
Livsmedel beskattas med sex procents moms sedan den 1 april 2026. Ändringen träffar den största varugruppen i en dagligvarubutik och påverkar både kassans momskoder och avstämningen av dagskassan.
Kontrollera att artikelregistret och kassans momskoder stämmer överens med bokföringen. En felaktig momskod på en varugrupp ger fel i varje dagsrapport tills den rättas. Rättelsen måste göras på båda ställena.
Blandade varugrupper kräver särskild uppmärksamhet. En butik som säljer både livsmedel och andra varor har flera momssatser i samma kassa. Där brukar felen uppstå.
Dagskassan som verifikation
Försäljning mot kontant betalning får dokumenteras med en gemensam verifikation: en dagsrapport i stället för ett kvitto per köp. Det är därför dagskassafilerna finns.
Underlaget ska ändå hålla. Dagsrapporten är räkenskapsinformation och omfattas av bokföringslagens regler: bevarandetid till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, förvaring i Sverige i ordnat skick och möjlighet att skriva ut informationen här under hela tiden.
Kontantkassan ska räknas och stämmas av mot rapporten. Differenser bokförs för sig i stället för att döljas i försäljningen, eftersom en återkommande differens är ett tecken som ska gå att följa upp.
Räkna på tiden i dagsavslutet
Vad dagsavslutet kostar
Räkna med lönekostnad inklusive arbetsgivaravgifter. Ta med kassaavstämning, filhantering och rättningar.
- Tid i dag per månad
- 12,5 timmar
- Kostnad i dag per år
- 48 000 kr
- Sparad tid per år
- 102 timmar
- Utrymme för integrationen per år
- 32 640 kr
Beloppet är taket för vad integrationen får kosta innan den blir dyrare än dagens arbete. Rättningar av felaktiga momskoder och kreditsaldon ligger utanför och brukar väga tyngre än själva avstämningen.
Fem fel som återkommer i butikens bokföring
- En dagskassafil saknas. Månadens försäljning blir för låg och felet upptäcks först vid momsavstämningen. Stäm av antalet inlästa filer mot antalet öppetdagar.
- Kassadifferensen göms i försäljningen. Bokför differensen på ett eget konto. En återkommande differens är ett mönster som ska gå att följa, inte en avrundning.
- Fel momskod på en varugrupp. Sedan den 1 april 2026 är livsmedelsmomsen sex procent. Ett felaktigt upplagt artikelregister ger fel i varje dagsrapport tills båda sidor rättas.
- Kreditsaldon återrapporteras inte. Kunden möter fel kreditgräns och butiken tappar kontrollen över utestående fordringar.
- Självfakturor bokförs som kundfakturor. Provisionen från Cosmoz kommer via N25 och är en annan affärshändelse än en faktura butiken själv har utfärdat.
Vad du bör fråga integrationsleverantören
| Fråga | Varför den spelar roll |
|---|---|
| Vilka filtyper hanteras | En integration som saknar N25 tvingar fram manuell bokföring av provisioner |
| Sker hämtningen automatiskt | Manuell nedladdning varje dag är den post som kostar mest tid |
| Återrapporteras kreditsaldon | Utan det blir kreditgränserna i kassan fel |
| Vad händer vid formatändring | ICA ändrar filformat över tid och någon ska följa med |
| Vilket ekonomisystem används | Björn Lundén, Briljant, Fortnox, Hogia och Spiris anges som aktiva integrationer |
| Var lagras filerna | Räkenskapsinformation ska kunna skrivas ut i Sverige under sju år |
Checklista för ekonomin i butiken
Bocka av punkterna vid nästa månadsavstämning. Inget sparas och listan kan skrivas ut.
Vanliga frågor om MinButik
Vad är MinButik?
ICA:s system för butikerna. Det ersatte StoreOffice, äger kundregistret och producerar de filer som butikens ekonomi bygger på: kunduppgifter, fakturaunderlag, dagskassor, självfakturor och leverantörsfakturor.
Vilka ekonomisystem går att koppla till MinButik?
Integrationsleverantören docTech anger Björn Lundén, Briljant, Fortnox, Hogia och Spiris som aktiva integrationer. SoftOne är en annan väg och har en egen övergångsrutin från StoreOffice.
Vilka filer behöver läsas in varje månad?
Dagskassafilerna FPP5, FPP32 och FPP45 för varje öppetdag, fakturaunderlag från ID5, bokföringsunderlag för självfakturor och kundfakturor från N25 samt varu- och leverantörsfakturor från N26 och FPP26. Kunduppgifter kommer från FPP3.
Varför stämmer inte kundens kreditgräns?
Troligen för att kreditsaldona inte har återrapporterats till MinButik. Filen som uppdaterar saldona går åt andra hållet, från ekonomisystemet tillbaka till MinButik. Den glöms lätt bort i en manuell rutin.
Vilken moms gäller på livsmedel?
Sex procent sedan den 1 april 2026. Kontrollera att kassans momskoder och artikelregistret stämmer överens med bokföringen, särskilt i en butik med flera momssatser.
Måste butiken ha kassaregister?
Ja. Kravet gäller kontant- och kortbetalningar samt elektroniska betalningar som Swish. Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat, kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem och anmält till Skatteverket.
Vad händer den 1 januari 2027?
Då ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift SKVFS 2021:17. Har registret ett journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML. Fråga kassaregisterleverantören i god tid.
Räcker en dagsrapport som verifikation?
Ja, försäljning mot kontant betalning får dokumenteras med en gemensam verifikation. Rapporten är räkenskapsinformation och ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Läs mer. Björn Lundén och Business Central beskriver ekonomisystemen som tar emot filerna. Ej avdragsgilla kostnader går igenom de poster i butikens bokföring som inte får dras av.
Uppgifter om filtyper och integrationer är hämtade från docTech den 14 september 2026. Reglerna om kassaregister och moms är kontrollerade mot Skatteverket samma dag. Sidan är inte skriven på uppdrag av ICA eller någon integrationsleverantör.
Källor
- doctech.nu: filtyperna FPP3, ID5, FPP5, FPP32, FPP45, N25, N26 och FPP26, återrapportering av kreditsaldon samt de aktiva integrationerna
- softone.se: övergången från StoreOffice, kundregistret och kundnumren som blev köpkoder
- skatteverket.se: kravet på kassaregister, tillverkardeklaration, kontrollenhet och skärpningen den 1 januari 2027 enligt SKVFS 2021:17
- skatteverket.se: undantaget på fyra prisbasbelopp, 236 800 kronor för 2026
- riksdagen.se: bokföringslagen 7 kap. 2 § om bevarandetid och förvaring
- regeringen.se: prisbasbeloppet 59 600 kronor och det förhöjda prisbasbeloppet 60 900 kronor för 2027, fastställda den 24 september 2026. Avläst 2 oktober 2026