Så väljer du rätt fastighetssystem för din verksamhet

Att välja rätt fastighetssystem är ett av de viktigaste besluten du kan fatta som fastighetsägare. Systemet fungerar som navet i hela din digitala förvaltning – från hyresaviseringar och avtalshantering till energimätning och felanmälningar.

Med ett växande antal lösningar på marknaden, som Real fastighetssystem, Vitec fastighetssystem och Pythagoras fastighetssystem, kan valet snabbt kännas överväldigande. Här får du vägledning i vad du bör tänka på, vilka typer av system som finns, och hur du hittar en lösning som passar just dina behov.

Vad är ett fastighetssystem och varför är det så viktigt?

Ett fastighetssystem är ett affärssystem som är skräddarsytt för fastighetsägare och deras unika processer. Det används för att hantera allt från ekonomi, hyresgäster och underhåll till digitala nycklar och energidata. Systemet fungerar som ett centralt verktyg där du samlar alla dina uppgifter och kan automatisera stora delar av arbetet. Det gör vardagen enklare och minskar risken för misstag eller missade uppgifter.

Med rätt lösning kan du:

• Automatisera hyresaviseringar, bokföring och rapporter
• Få en tydlig överblick över alla objekt och avtal
• Hantera felanmälningar och underhållsplaner digitalt
• Kommunicera effektivt med hyresgäster via portaler eller appar

Det handlar inte bara om att digitalisera – det handlar om att arbeta smartare och spara både tid och pengar.

Så hittar du det bästa fastighetssystemet för din verksamhet

Att välja fastighetssystem kräver att du utgår från din verksamhets behov. Är du ett mindre bolag med några fastigheter, eller ett stort bolag med tusentals lägenheter? Hur viktigt är användarvänlighet, integrationer eller mobil åtkomst för dig? Ett tips är att börja med att lista dina krav och önskemål – det gör det lättare att sålla bland alternativen.

Här är några saker du kan tänka på:

• Behöver du ett system som hanterar både ekonomi och teknik?
• Vill du kunna integrera med andra verktyg, som Fortnox eller Planima?
• Föredrar du ett molnbaserat system med automatisk uppdatering?
• Ska systemet vara enkelt att använda även för hyresgäster?

Att sätta användarna i fokus är avgörande. Låt därför flera avdelningar testa systemet innan beslut tas, och prioritera lösningar som fungerar direkt utan dyra anpassningar.

Populära fastighetssystem i Sverige

Det finns ett brett utbud av fastighetssystem på den svenska marknaden, både från etablerade leverantörer och nya uppstickare. Här får du en snabb översikt över några av de mest omtalade systemen och vad de erbjuder.

Real fastighetssystem

Real är ett flexibelt och molnbaserat system som erbjuder funktioner som objektslista, hyresavisering, avtalshantering och ärendehantering. Det är särskilt populärt bland bostadsrättsföreningar tack vare sina tillägg för autogiro, e-faktura och boendeportal. Priset baseras på area och systemet har integrationer med bland annat Fortnox och Visma.

Vitec fastighetssystem

Vitec är en av de stora aktörerna på marknaden och riktar sig till både små och stora fastighetsbolag. De erbjuder flera servicenivåer i sina molnpaket och har moduler för ekonomi, uthyrning, energi och teknisk förvaltning. Vitec kan anpassas med olika integrationer och chatbotfunktion via Mina Sidor.

Pythagoras fastighetssystem

Pythagoras är ett annat starkt alternativ, särskilt om du söker ett system med avancerade funktioner för hyresadministration, ärendehantering och systematiskt brandskyddsarbete. Du kan även hantera ritningar och få benchmarkingdata. Integrationer sker via webbtjänster och pris ges via offert.

Hogia fastighetssystem

Hogia erbjuder en komplett lösning som inkluderar fastighetsförvaltning, boendeportal, ärendehantering och teknisk förvaltning. Deras molnbaserade system är uppskattat för sin tydliga struktur och goda integrationsmöjligheter. Hogia har också förvärvat systemet DinHyresvärd, som fortsatt finns tillgängligt separat.

När passar ett all-in-one-system bättre än flera nischade?

En vanlig fundering är om du ska välja ett enda system som gör allt – eller kombinera flera mindre system som är specialiserade på olika funktioner. Båda strategierna har sina fördelar, men de passar olika typer av verksamheter.

All-in-one-system passar bäst när:

• Du vill ha en samlad lösning med färdiga integrationer
• Du föredrar att hantera allt från ett gränssnitt
• Du vill minimera risken för tekniska problem mellan olika system

Flera nischade system passar när:

• Du vill ha det bästa inom varje specifik funktion
• Du har IT-resurser som kan hantera integrationer
• Du vill kunna byta ut enskilda delar utan att påverka hela systemet

Tänk på att det blir allt vanligare att använda integrationsplattformar som knyter ihop flera system, så kallade proptech-lösningar. Det öppnar upp för att kombinera exempelvis Planima med Pythagoras fastighetssystem eller andra verktyg.

Så undviker du vanliga misstag vid systemval

Att välja fel system kan bli dyrt, både i tid och pengar. Här är några vanliga misstag du bör undvika när du väljer fastighetssystem:

• Att göra för många egna anpassningar – dessa är dyra och svåra att uppdatera
• Att inte testa systemet ordentligt innan köp
• Att missa att kontrollera vad som faktiskt ingår i priset
• Att välja ett system utan att kolla framtida integrationsmöjligheter

För att minimera riskerna är det smart att boka in en onlinedemo och se hur systemet fungerar i praktiken. Många leverantörer erbjuder även gratis testversioner, vilket är ett perfekt sätt att känna efter om systemet passar dina behov.

Genom att vara noggrann och sätta tydliga krav från början ökar du chansen att hitta ett fastighetssystem som både förenklar vardagen och stödjer din långsiktiga utveckling. Och då spelar det ingen roll om du till slut landar i Real fastighetssystem, Vitec fastighetssystem, Hogia fastighetssystem eller kanske Pythagoras fastighetssystem. Det viktigaste är att systemet fungerar för just dig – och att det verkligen är ett fastighetssystem.