När det är dags att deklarera eller göra bokslut i ditt företag dyker en viktig fråga upp: vilka kostnader får man dra av, och vilka är ej avdragsgilla? Det är lätt att tro att alla utgifter kopplade till verksamheten automatiskt är avdragsgilla, men så är det inte. Skatteverket har tydliga regler som avgör vad som är godkänt och vad som räknas som ej avdragsgilla kostnader. Missar du detta kan det leda till fel i deklarationen och oönskade skatteeffekter.
I den här artikeln går vi igenom vad ej avdragsgilla kostnader faktiskt innebär, vad som gäller för aktiebolag, vilka exempel som är vanliga och hur Skatteverket ser på det hela. Du får också konkreta tips på hur du undviker vanliga misstag.
Vad betyder det att en kostnad är ej avdragsgill?
En ej avdragsgill kostnad är en utgift som inte får minska företagets beskattningsbara resultat. Det betyder att även om företaget har haft en verklig kostnad, får den inte påverka hur mycket skatt du betalar. Det här är viktigt att förstå, eftersom det påverkar hur stor vinsten blir på pappret – och därmed hur mycket skatt du ska betala.
Det finns olika anledningar till varför en kostnad inte är avdragsgill. I vissa fall handlar det om att utgiften är av privat karaktär, i andra om att den inte anses ha ett direkt samband med verksamheten. Reglerna är inte alltid självklara, och därför är det klokt att sätta sig in i vad som gäller.
Ett klassiskt exempel är böter. Om företaget fått en parkeringsbot är det en verklig kostnad, men den är ändå inte avdragsgill eftersom det inte är en del av företagets ordinarie verksamhet.
Exempel på ej avdragsgilla kostnader enligt Skatteverket
Det är inte alltid lätt att veta vad som klassas som ej avdragsgilla kostnader. Därför har Skatteverket publicerat riktlinjer med exempel för att göra det tydligare för företagare. Här är några vanliga typer av utgifter som normalt sett inte får dras av:
- Böter och viten (till exempel parkeringsböter, miljöböter)
- Representation över vissa belopp
- Gåvor som inte är personalrelaterade
- Personliga levnadskostnader (som privata resor, mat och kläder)
- Förseningsavgifter till Skatteverket eller andra myndigheter
Det är alltid den bakomliggande orsaken till kostnaden som avgör. Även om utgiften betalats med företagets pengar, betyder det inte automatiskt att den hör hemma i bokföringen som en avdragsgill kostnad.
Så fungerar ej avdragsgilla kostnader i aktiebolag
För aktiebolag är det extra viktigt att hålla koll på vad som är avdragsgillt och inte. Det beror på att företaget är en egen juridisk person och därför måste särskilja mellan ägarens privata ekonomi och företagets ekonomi. Skatteverket granskar aktiebolag noggrant när det kommer till gränsdragningen.
När ett aktiebolag har ej avdragsgilla kostnader ska dessa bokföras på ett särskilt konto (t.ex. 6992). Det gör att de syns i bokslutet men inte påverkar det skattemässiga resultatet. Det är en tydlig signal både till Skatteverket och till företagets revisor att de här kostnaderna inte ska ligga till grund för beskattning.
En vanlig missuppfattning är att man kan dra av allt som betalas med företagets kort. Men det gäller alltså inte. Till exempel är en födelsedagsgåva till en kund ofta ej avdragsgill, medan en enklare reklamgåva kan vara okej.
Hur du bokför ej avdragsgilla kostnader korrekt
För att inte riskera fel vid deklarationen är det viktigt att bokföra ej avdragsgilla kostnader på rätt sätt. Grundprincipen är att kostnaden ska tas upp i redovisningen, men att man justerar det skattemässiga resultatet i deklarationen.
Ett bra sätt att hantera det är att använda särskilda bokföringskonton för ej avdragsgilla utgifter. Då blir det enkelt att hålla koll på dem och att exkludera dem vid beräkningen av skattemässig vinst.
När du gör bokslutet eller deklarationen kan du justera resultatet genom att lägga tillbaka de ej avdragsgilla kostnaderna. Det innebär att du adderar tillbaka beloppet till resultatet, så att det inte minskar vinsten du beskattas för.
Att göra rätt från början sparar mycket tid och minskar risken för problem vid en eventuell revision.
Vad säger Skatteverket om ej avdragsgilla kostnader?
Skatteverket är tydliga i sina anvisningar om att alla kostnader måste ha en direkt koppling till verksamheten för att vara avdragsgilla. Om en utgift är av privat karaktär, personlig eller inte relevant för företagets affärsverksamhet, ska den inte dras av.
I vissa fall kan gränsen vara svår att dra. Då är det bäst att fråga Skatteverket direkt eller rådfråga en redovisningskonsult. Det är också viktigt att kunna visa upp dokumentation om varför en viss kostnad uppkommit och hur den relaterar till verksamheten.
Skatteverket har också särskilda riktlinjer för representation, gåvor och resor – områden där många misstag görs. Om du är osäker, finns det ofta exempel i Skatteverkets vägledningar som kan hjälpa dig att avgöra vad som gäller.
När är en kostnad inte avdragsgill? Tre typfall att känna till
Det finns vissa situationer där det ofta uppstår missförstånd. Här är tre typfall där företagare ofta tror att något är avdragsgillt – men där Skatteverket ser det annorlunda.
Personliga utgifter genom företaget
Att köpa kläder, skor eller liknande som du använder på jobbet räknas ofta som en privat levnadskostnad. Även om du använder dem i tjänsten får du inte dra av det, eftersom det är något du ändå skulle behöva ha privat.
Gåvor till kunder eller samarbetspartners
Det kan kännas trevligt att ge bort en flaska vin eller chokladask till en kund. Men om det inte är en reklamgåva med företagets logotyp, eller en gåva som faller inom de särskilda reglerna, är det en ej avdragsgill kostnad.
Representation utanför ramarna
Företagsluncher och andra representationstillfällen måste hålla sig inom vissa gränser för att vara avdragsgilla. Överskrider du beloppen som Skatteverket godkänner för exempelvis mat och dryck, så blir överskjutande del ej avdragsgill.
Tips för att undvika ej avdragsgilla kostnader i onödan
Att undvika onödiga ej avdragsgilla kostnader handlar mycket om kunskap och framförhållning. Här är några enkla knep du kan ha med dig i vardagen:
- Läs på om Skatteverkets riktlinjer för avdrag – särskilt inom representation och gåvor.
- Använd särskilda konton i bokföringen för ej avdragsgilla kostnader.
- Spara alltid kvitton och skriv gärna en notering om varför kostnaden uppkom.
- Tänk efter innan du betalar något med företagets kort – är det verkligen relevant för verksamheten?
Genom att ha dessa saker i åtanke kan du spara både tid och pengar när det är dags för bokslut och deklaration.
Skillnaden mellan skattemässig och redovisningsmässig kostnad
En viktig sak att förstå är att bara för att något är en kostnad i redovisningen betyder det inte att det är avdragsgillt skattemässigt. Den redovisningsmässiga kostnaden visar företagets verkliga ekonomiska situation, medan den skattemässiga kostnaden ligger till grund för hur mycket skatt du ska betala.
Det är därför vi gör justeringar i deklarationen – för att räkna bort ej avdragsgilla kostnader som inte ska påverka det skattemässiga resultatet. Det kan exempelvis handla om interna överföringar, representation över gränsvärden eller privata utgifter som felaktigt bokförts i verksamheten.
Skatteverket granskar ofta företagets justeringar och jämför med bokföringen. Om skillnaderna är stora utan bra motivering kan det bli frågor – så ha alltid en logisk förklaring till varför du gjort som du gjort.
Att förstå skillnaden mellan de här två begreppen är avgörande för att kunna hantera ej avdragsgilla kostnader på rätt sätt.